Política de tratamiento de datos personales

Vigente desde el 25 de octubre de 2026. Conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

1. Quién es el responsable

2. Dos papeles distintos

• Anotta es responsable de los datos de las personas que usan la plataforma: nombre, número de WhatsApp, correo, rol dentro del negocio y la actividad que registran (por ejemplo, quién anuló una venta).
• Anotta es encargada de los datos que cada negocio registra por su cuenta: ventas, compras, gastos, inventario y, si el negocio los anota, nombre y teléfono de sus clientes. De esos datos el responsable es cada negocio, que debe contar con la autorización de sus clientes. Anotta los trata solo para prestar el servicio y bajo las instrucciones del negocio.

3. Qué datos tratamos

• Identificación y contacto de quienes usan la plataforma: nombre, WhatsApp, correo.
• Información del negocio: ventas, compras, gastos, productos, métodos de pago, canales de venta.
• Mensajes y audios enviados al número de WhatsApp de Anotta para registrar operaciones.
• Datos técnicos mínimos de la sesión (inicio de sesión, fecha y hora de las acciones).

No pedimos ni necesitamos datos sensibles (salud, origen étnico, orientación política, datos biométricos, etc.). Te pedimos no escribirlos en la plataforma. Tampoco está dirigida a menores de 18 años.

4. Para qué los usamos

• Crear y administrar las cuentas y los accesos de cada negocio.
• Registrar y mostrar ventas, compras, gastos e inventario, y calcular la ganancia.
• Interpretar los mensajes y audios de WhatsApp para convertirlos en registros.
• Enviar al administrador el resumen diario de ventas y avisos del servicio.
• Mantener el historial de movimientos del negocio y la seguridad de la cuenta.
• Atender solicitudes de soporte y gestionar el cobro del servicio.

5. Con quién los compartimos

Para prestar el servicio usamos proveedores tecnológicos que actúan como encargados y pueden tener servidores fuera de Colombia (transmisión internacional):

• Supabase: base de datos y autenticación.
• Cloudflare: alojamiento de la página web.
• Meta (WhatsApp Business Platform): envío y recepción de mensajes.
• OpenAI: transcripción de audios e interpretación del texto de los mensajes.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros. Solo los entregamos a una autoridad cuando la ley lo exige.

6. Tus derechos

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que diste.
• Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.

7. Cómo ejercer tus derechos

Escribe a soporteanotta@gmail.com con tu nombre, tu correo o WhatsApp registrado y lo que solicitas. Quien atiende estas solicitudes es el responsable indicado arriba.

• Consultas: las respondemos en máximo 10 días hábiles, prorrogables por 5 más con aviso.
• Reclamos (corregir, suprimir, revocar): los respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 más con aviso.

Si eres cliente de un negocio que usa Anotta, dirige tu solicitud primero al negocio, que es el responsable de tus datos. Nosotros lo apoyamos para atenderla.

8. Seguridad y conservación

Cada negocio solo ve sus propios datos, el acceso es con cuenta y contraseña, y las conexiones van cifradas. Conservamos los datos mientras el negocio use el servicio y por los plazos que exija la ley. Al terminar el servicio, el negocio puede descargar su información y después se suprime, salvo lo que debamos conservar legalmente.

9. Almacenamiento en tu navegador

La página guarda en tu navegador lo necesario para mantener la sesión y recordar preferencias como el tema claro u oscuro y el negocio elegido. No usamos cookies de publicidad.

10. Autorización y cambios

Al entrar a Anotta o escribir al número de WhatsApp del servicio, autorizas el tratamiento de tus datos según esta política. Si la cambiamos de forma importante, lo avisaremos en la página, y la fecha de arriba indica la versión vigente.